Atividade desenvolvida pelas alunas Ana Carolina, Maria Carolina, Rafaela de Souza e Valéria Silva.
Nossa atividade da semana tem como base o no texto DURANTI, Luciana. Diplomática: usos nuevos para una antigua ciencia. Trad. Manuel Vázquez. Carmona (Sevilla): S&C, 1996. (Biblioteca Archivística).
Os elementos internos de um documento são considerados todos os componentes de sua composição intelectual: o modo de apresentação do conteúdo do documento, ou as partes que determinam o teor do conjunto documental.
Duranti em seu texto traz que os elementos externos do documento são aqueles que constituem o caráter material do documento e sua aparência.
Com base no exposto acima, o grupo Desvendando a Diplomática, identificou no documento "Ficha Funcional" os seguintes elementos:
Elementos externos:
1. Suporte: é o material que registra a informação. No exemplo: suporte papel.
2. Escrita: relacionada com o layout, parágrafos, formatação. No exemplo pode-se notar que contém os dados característicos de uma ficha. Não possui divisão em parágrafos, mas sim em campos para preechimento.
3. Linguagem: dever ser de fácil entendimento pela grande maioria das pessoas que irão ter contato com o documento. Notamos que a linguagem utilizada nesse documento é clara e de fácil entendimento. Utiliza uma linguagem formal.
4. Sinais de validação: marcas que caracterizam que o documento é oficial e original do respectivo órgão/empresa ou instituição. No exemplo notamos que existe a logomarca da empresa com o endereço completo e um campo para a colocação da foto da pessoa que pertence a ficha funcional.
5. Gênero: Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 99) gênero documental é a reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais , particularmente o suporte e o formato. No exemplo o gênero documental é o textual.
6. Formato: Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 94) formato é o conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo do documento. Folha A4 avulsa. Dimensões 210X297mm.
7. Forma: original.
Elementos internos:
1. Nome do documento: ficha de cadastro funcional.
2. Denominação da espécie: ficha funcional.
3. Produtor do documento: pessoa/empresa ou instituição responsável por criar o documento para fim administrativo. No exemplo o produtor do documento é a empresa MCE Byte viagens virtuais.
4. Receptor do documento: pessoa/empresa ou instituição a qual se destina o documento. No exemplo a própria empresa MCE Bute viagens virtuais.
5. Trâmite: caminhos que o documento realiza dentro e fora da empresa. No caso de uma ficha funcional, esta nasce no momento em que o funcionário é contratado. Caso ele seja demitido ou se aposente, esse documento é usado para comprovar direitos de trabalho.
6. Função administrativa: auxiliar nas decisões que são tomadas no cotidiano da empresa, como registro de férias, abonos, horários especiais de trabalho etc.
7. Função arquivística: como já citado anteriormente, esse documento prova as atividades de um funcionário ao longo da vida funcional dele, e em caso de demissão ou aposentadoria, prova que ele trabalhou na empresa e possui direitos trabalhista.
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